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实验室计量器具资质认定
 
 
山东省实验室资质认定现场评审作业指导书
发布时间:2014-11-10

1、目的
为保证资质认定现场评审工作质量,统一评审要求,规范评审行为,制定本作业指导书。
2、适用范围
本作业指导书适用于省质量技术监督局组织的资质认定复审、初审和扩项的现场评审。
3、职责
3.1组长职责
(1)对现场评审过程是否规范及保证评审质量负全责;
(2)现场评审前的策划,内容包括:审查文件、安排评审日程、召开评审预备会、确定现场试验考核项目以及评审应注意的专业重点等;
(3)对现场评审过程进行协调、控制;
(4)代表评审组与被评审单位联系;
(5)组织编制评审报告;
(6)确认被评审单位提交的整改结果报告;
(7)按时向省质量技术监督局报送全套评审资料;
(8)确保评审组各成员的评审行为符合有关规定要求。
3.2评审员职责
(1)按照评审组的分工,全面、细致、真实、准确地做好相关内容的评审;
(2)严格遵守评审组计划日程的安排;
(3)负责评审报告中相关文件的起草;
(4)服从评审组长的安排和调度。
3.3技术专家职责
对被评审单位相关产品领域是否具备检验技术能力进行评审,并对评审结果负责。
4、现场评审的要求
4.1文件审查
(1)质量手册的内容是否包括《实验室资质认定评审准则》(以下简称《评审准则》)全部条款的要求;
(2)质量手册是否覆盖被评审单位的全部场所(如临时、移动的检验场所);
(3)各章节之间是否作到协调一致,未出现前后不协调、甚至矛盾的问题;
(4)有无概念性的错误;
(5)手册与程序文件接口的一致性。《评审准则》要求编制的程序文件是否齐全,内容是否符合要求。规模较小的实验室将程序文件的内容在手册中描述,且内容满足《评审准则》要求,并具有可操作性,也是允许的。。
4.2召开预备会
(1)明确分工。评审组通常分为软件小组和硬件小组。软件小组一般主要负责《评审准则》“管理要求”的评审,硬件小组一般主要负责“技术要求”的评审,但分工不分家,评审过程中应相互协调,做到《评审准则》内容不被遗漏。
(2)明确现场评审日程安排。对规模较小、人员数量较少(一般指20人之内的)的单位,必须保证2天的评审时间;对规模较大、人员数量较多的单位,必须保证3天的评审时间,评审组长要编制详细的现场评审计划,具体到每个小时的活动安排,并填写《资质认定现场评审日程计划表》(见附表1),每位评审员和被评审单位各一份。
(3)确定现场试验考核项目
现场试验考核的项目数量要达到申请项目的30%--50%,且是具有代表性的重点产品或项目。
现场试验考核的方式可以是盲样考核、人员比对、仪器比对或演示实验(评审时间内不能完全按照标准或规范的要求完成的检验)。属于盲样考核的,在预备会议之前,评审组长要有关评审员带好盲样考核的样品。
(4)评审组长明确有关的评审纪律和要求,可吸纳评审员的合理化建议,对现场评审工作的安排和内容予以调整。
4.3首次会议
(1)评审组长主持召开首次会议。首次会议要填写《资质认定现场评审首/末次会议签到表》(见附表2)、《资质认定现场评审首/末次会议记录表》(见附表3)。
(2)首次会议时间控制在30分钟之内。
(3)首次会议的内容一般应包括:
a. 宣读《山东省质量技术监督局关于资质认定现场评审的通知》(以下简称现场评审通知,此通知宣读后交被评审单位);
b. 介绍评审组每个成员,明确评审组的分工;
c. 详细安排评审工作日程;
d. 确定现场考核的试验项目和要求(必要时,可在首次会议之前予以安排);
e. 对被评审单位配合做好评审工作和安排联系人员的要求;
f. 对被评审单位保守有关机密信息的承诺;
g. 邀请被评审单位领导介绍有关人员和迎接评审工作的情况。
4.4参观相关的实验室
(1)在被评审单位领导的引导下,评审组参观被评审单位的相关实验室(包括开展检验、样品存放、各种药品和试剂存放场所等)。与本次现场评审无关的场所原则上不得参观。
(2)评审组参观实验室,实际已经进入评审过程。各评审员在现场可以查看仪器设备的配备、标识、检定/校准、维护、使用(记录)等情况,可以查看各实验室之间和每个实验室内部的布局是否合理以及实验室的内务管理情况,还可以查看样品管理和标识情况。从现场使用的有关文件(包括管理文件和技术标准、规范、作业指导书等)中查看被评审单位文件的管理和控制情况以及法定计量单位的使用等情况。
4.5分工实施评审
(1)评审组按照软、硬件小组分工实施评审。一般采用的评审方法主要有:“横向法”和“纵向法”。
所谓“横向法”,即按照《评审准则》的某个要素的要求,逐条逐款的进行查证评审,或者是按照被评审单位部门的设置和职责,对某个部门负责管理的活动进行全面的查证评审。其优点是《评审准则》规定的要求,不容易被遗漏。对《评审准则》条款不太熟悉的评审员一般采用此法。
所谓“纵向法”,即对某项管理活动从开始(或结束)至结束(或开始)的整个过程。按照文件规定的程序进行评审,往往涉及被评审单位的多个部门和《评审准则》的多个要素。其优点是容易查证某项管理活动是否按照文件规定进行控制,有无失控的环节,控制效果如何。对《评审准则》能够熟练掌握的评审员一般采用此方法。
(2)在评审工作中,评审员要注意文件的规定和现场实际执行情况的审查,每一项活动是否做到了“准则的要求形成文件,文件的规定真正执行,执行效果达到期望”。
(3)评审员就问题进行提问时,要选择适宜的提问对象,一般应提问对该问题负有直接责任或对该问题负有管理责任的人员。避免向与该问题无任何联系或责任的人员进行提问,如果出于礼节,其回答问题,也不能作为判定的直接依据。
(4)软件小组在评审时,要做到重点突出、全面细致,注意从《评审准则》的每一款入手,从整体上评价质量体系的运行效果。避免就事论事或一叶障目的现象出现。
(5)硬件小组在评审时,对未进行现场试验考核的项目要按照产品或方法技术标准或规范逐一审查,以确定被评审单位的检验仪器设备是否配备“齐全、正确”,能够满足相关产品或项目检验的要求。
对现场试验考核的项目,属于人员比对或仪器比对或盲样考核的,除对检验结果进行评定外,必要时,还要深入现场观察人员的操作过程,以评定其操作的熟练程度和正确性;属于演示试验考核的,必须对操作演示的全过程进行跟踪,以评定人员操作的熟练程度和正确性。
(6)评审过程中,尽管进行了分工,但各评审员要注意及时沟通、协调,相互补充,相互提示,保证评审工作规范、有序的顺利进行
4.6召开座谈会
(1)通过前期的评审,评审组对被评审单位的整体状况有了比较全面的掌握。评审组可对有关情况进行简单汇总,将存在的问题进行初步梳理,做好召开座谈会的准备。
(2)评审组长主持召开座谈会,参加人员是评审组所有成员、被评审单位的最高管理者、质量负责人、技术负责人、主要部门负责人以及关键岗位和问题较多岗位的有关人员参加。
(3)评审组成员可结合《评审准则》的内容和有关概念、评审工作中发现的问题、现场试验考核和检验能力审查中的诸多技术问题,引导式的提出问题,与参会人员进行交流。
(4)评审组长要注意创造一种和谐、良好的会议氛围。评审组成员和所有参会人员处于平等的地位进行交流,相互沟通,达到确认事实,共同提高的目的。避免评审组成员居高临下、态度生硬、夸夸其谈或审问式提出问题的现象出现。
4.7授权签字人考核
(1)在评审组长的主持下,对被评审单位申报的所有授权签字人进行逐一考核。
(2)考核的内容,即《山东省实验室资质认定管理办法》附件十《评审报告》中规定的七项内容。考核时要注意本人的工作实践、经历和签字领域的一致性、对检验技术标准或规范的熟悉情况、作为授权签字人的责任和权利以及本单位检验报告的形成过程和检验报告应包括的内容。
(3)通过考核,对于不能胜任某领域签字资格的人员,要建议被评审单位进行调整,使符合要求的人员承担相应授权签字人的职责。
4.8补充评审
(1)通过召开座谈会和对授权签字人的考核,各评审员分析分工负责的内容是否有遗漏。
(2)需要进一步寻找客观证据的,评审员要进行补充评审,以保证《评审准则》的要求,全面逐一落实。
4.9 评审组汇总情况,确定评审结论和意见
(1)在评审组长的主持下,按照《评审准则》的要求,对被评审单位逐款进行评价。
(2)评审组对被评审单位质量体系的运行情况要作出一个恰当的整体评价,确定评审结论。
(3)硬件小组要根据依据标准或规范审查的情况,确定同意通过考核的产品或项目。现场考核(包括人员比对、仪器比对、演示试验和盲样考核)的项目如存在不合格,相关产品不得通过,可纳入以后再申请扩项的项目。
(4)评审组长主持起草评审意见和结论。评审意见和结论的主要内容应包括:评审的依据和时间、分类统计审查各种档案资料的数量、现场试验考核的项目数量和覆盖率、质量体系运行情况的整体分析和评价、存在的主要问题和整改要求、同意被评审单位通过计量认证(计量认证和审查验收、计量认证和依法授权)的产品或项目的数量、最终评审结论和上报省质量技术监督局审批的建议等。
(5)评审组长组织填写《山东省实验室资质认定管理办法》附件十《评审报告(初审、复审或扩项评审)》,有关人员签字。
4.10 评审组与被评审单位领导沟通
(1)在评审组长主持下,评审组和被评审单位领导层进通。
(2)沟通的内容主要有:评审存在的主要问题、商定整改期限、评审结论和意见、评审组同意通过的考核项目等。
(3)如被评审单位领导提出异议,可列举客观证据进行说明,直至其接受为止。确属评审组客观证据不足,可酌情修改有关记录或文件。如被评审单位领导无异议,可转入下一日程。
4.11末次会议
(1)评审组长主持召开末次会议。末次会议应填写《资质认定现场评审首/末次会议签到表》(见附表2)、《资质认定现场评审首/末次会议记录表》(见附表3)。
(2)评审组长宣读存在的问题和整改要求以及评审意见和结论,并代表评审组对被评审单位给予的工作配合和各方面的照顾表示感谢。
(3)被评审单位领导对评审意见和结论予以表态。
(4)评审组长宣布末次会议结束。现场评审工作结束。
(5)评审组长填写《评审组长对评审员现场评审工作考核表》(见附表4)。
5、引用文件
5.1 《实验室资质认定评审准则》
5.2 《山东省实验室资质认定管理办法》
6、有关记录
附表1 资质认定现场评审日程计划表
附表2 资质认定现场评审首/末次会议签到表
附表3 资质认定现场评审首/末次会议记录表
附表4 评审组长对评审员现场评审工作考核表

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